Namate u besigheid groei, is dit onvermydelik om formele besigheidsverslae te skryf. Hierdie verslae handel oor net getalle en feite. Dit is die gesig van u onderneming en moet professioneel en goed geskryf wees om die beste indruk te laat. Ongeag inhoud of gehoor, daar is 'n basiese metode wat u kan volg om u verslag te skep.
7 stappe om 'n besigheidsverslag te skryf
Suksesvolle verslae moet beplan word sodat u die inligting duidelik kan oordra. As u onderneming vorige besigheidsverslae het wat hulle as suksesvol beskou, hersien dit om 'n idee te kry van waarna hulle op soek is. Of voorbeelde van vorige verslae beskikbaar is al dan nie, volg hierdie stappe wanneer u 'n besigheidsverslag opstel.
verwante artikels- Basiese sakekantoorbenodigdhede
- Rol van die administratiewe assistent
- Memo-uitleg
1. Bepaal die doel van die verslag
Daar is baie soorte besigheidsverslae. Die eerste stap is om vas te stel waarom u die verslag skryf. Is hierdie verslag vir die direksie van die maatskappy? Is dit 'njaarlikse finansiële verslagvir aandeelhouers? Skryf u 'nrapporteer om 'n werknemer te assesseer? Is dit 'nvoorval verslagverband hou met 'n werkongeluk? As u die rede vir die verslag verstaan, kan u die nodige inligting vir die doelgroep kies.
wat dra jy vir 'n viering van die lewe
2. Identifiseer en pas by die gehoor aan
U skryfstyl moet u gehoor respekteer. Die opvoedkundige vlak van die skryfwerk moet ooreenstem met diegene wat die verslag gaan lees. Werknemers het dalk nie al die data nodig wat bestuurders van die onderneming nodig het nie. 'N Buite-organisasie het miskien nie toegang tot enige inligting nodig wat deur u onderneming geklassifiseer word nie. Die verslag kan moontlik gelyktydig na verskeie gehore gaan; U moet dalk die groep se bekommernisse in een opneem of miskien meer as een weergawe skryf om op elke gehoor te fokus.
3. Versamel en organiseer navorsing
Versamel al die gegewens wat in die verslag bespreek sal word. Dit kan verskillende dinge insluit:
- Verkoopsverslae
- Projeksies
- Bywoningsverslae
- Uitgawes
- Finansiële state
- Produksiestatistieke
U moet dalk addisionele data versamel, soos onderhoude,klante-analise, of deelnemersinligting vir 'n meer volledige oorsig. 'N Ander punt om te onthou is dat u die metodes en prosedures wat u gebruik het om u data te versamel, sal moet verduidelik. Dit gee die bevindings geloofwaardigheid en laat lesers vertroue in u inligting stel.
4. Doen die ontleding
Op hierdie stadium moet u die data wat u het neem en dit alles sinvol maak. U het reeds u redes vir die skryf van hierdie verslag vasgestel. Nou moet u die data neem en probeer om dit aan te spreek. Interpreteer die data, verstaan wat hierdie data beteken en hoe dit nuttig kan wees vir die lesers. Watter vrae beantwoord die data?
hoe om 'n Stanley-termosfles skoon te maak
- Dieanaliseis 'n belangrike deel van die besigheidsverslag; u moet in staat wees om gevolgtrekkings en aanbevelings met behulp van hierdie analise te maak. In die geval van uitbreiding, wil u byvoorbeeld die koste van die uitbreiding evalueer en hoeveel inkomste verwag word. U sal ook na die redes vir die uitbreiding kyk, soos toename in vraag en langtermyndoelwitte vir die onderneming, asook relevante sterkpunte, swakpunte, geleenthede en bedreigings via 'nswot-analise.
- Om makliker te kan lees, moet u ook kaarte, tabelle of grafieke maak vir u data en ontleding. Dit gee die lesers die syfers of kolpunte in maklike vorm; dit kan ook help as u 'n skyfie-aanbieding met u verslag moet maak.
5. Formateer die verslag
Nadat u die navorsing gedoen het en die data geanaliseer het, is die volgende stap om die verslag te formateer. Die meeste besigheidsverslae bevat spesifieke afdelings; jy kan 'n ontwikkelbuitelyndit bevat die data van elk van hierdie dele.
- Uitvoerende opsomming - Dit is 'n opsomming van die belangrikste punte van die verslag, insluitend aanbevelings.
- Inleiding - Dit beskryf waarom die verslag geskryf word.
- Bevindinge / data - Dit bevat die navorsing, ontleding en enige grafieke en kaarte.
- Gevolgtrekkings - Hierdie afdeling bevat 'n opsomming van die bevindingsgedeelte.
- Aanbeveling s - Wat is die voorstelle gebaseer op die bevindings en gevolgtrekkings in die verslag?
Wanneer u die buitelyn skep, moet u 'n lys maak met belangrike onderwerpe en onderwerpe en dan u onderwerpe in 'n logiese volgorde orden. Die meeste verslae werk die beste met 'n onderwerp-onderwerp-organisasie, maar gebruik 'n ander formaat as dit beter by u data pas.
6. Skryf dit neer
Met behulp van u uiteensetting as raamwerk, kan u dan 'n rowwe konsep van die verslag skryf met behulp van die inligting wat u ondersoek of ontleed het. Die doel is om u gedagtes en sleutelpunte op papier te laat neerkom - hierdie weergawe hoef nog nie grammatikaal perfek te wees of korrek geformateer te wees nie. U kan die vraestel later redigeer.
7. Hersien die hoofpunte in die samevatting
Die opsomming kan laaste geskryf word as 'n verkorte weergawe van die algehele verslag; baie mense wag totdat die vraestel klaar is voordat hulle hierdie oorsig skryf. Hierdie opsomming moet die volgende insluit:
- 'N Kort verklaring oor die doel van die verslag : 'N Voorbeeld van 'n voorbeeld kan wees:' Ons maatskappy wil die bedrywighede in nuwe gebiede uitbrei. Hierdie verslag gee 'n oorsig van ons huidige vermoëns en wat nodig sou wees om in addisionele gebiede in te trek. '
- Belangrike agtergrondinligting : 'N Voorbeeld van agtergrondinligting kan wees:' Maatskappy XYZ verkoop tans produkte en dienste in 'n driestaatsgebied en het 300 werknemers in diens. Elke bykomende staat sal $ 500,000 aan kapitaal en 75 addisionele werkers benodig. '
- Belangrikste bevindings of data : Gebruik die inligting wat u in u verslag bevat, en wys op die sleutelontledings wat u wil hê die leser moet ken. Byvoorbeeld: 'Om uit te brei na 'n bykomende 2 state, sal die onderneming XYZ nog 150 werkers in diens moet neem en twee nuwe fabrieke moet bou. Na verwagting sal elke fabriek die eerste jaar na voltooiing $ 750,000 aan inkomste oplewer. '
- Belangrike gevolgtrekkings : In hierdie afdeling moet u saamvat wat die bevindinge sê. Dit sal byvoorbeeld belangrik wees om te sê: 'Om die nodige items in plek te kry, benodig u $ 1 miljoen aan kapitaalbesteding en drie maande om die konstruksie te voltooi. Die verwagte inkomste uit hierdie uitbreiding is $ 1,5 miljoen. '
- Die belangrikste aanbevelings : Sluit die aanbevelings in. Wat moet die maatskappy doen met die inligting wat u in die verslag aangebied het? 'N Voorbeeld is' Maatskappy XYZ moet beplan om in twee state uit te brei en $ 1 miljoen vir die verwagte konstruksie toe te ken. '
Die opsomming van die uitvoerende gesag moet genoeg inligting bevat oor waar 'n besige bestuurder die gedeelte van die verslag kan lees en 'n goeie idee het oor die vraestel self. In sommige gevalle kan die opsomming alles wees wat gelees word. Ideaal gesproke moet die samevatting 'n bladsy of minder lank wees. Hersien ditvoorbeeld uitvoerende opsommingvir leiding.
Algemene sakeverslagprobleme om te vermy
Daar is 'n paar algemene probleme wat u moet vermy tydens die skryf van 'n besigheidsverslag.
- Let op jou taal: Hou die taal formeel om behoorlik te wees.
- Woordigheid: Wees bondig. Moenie tien woorde gebruik as twee dit sal doen nie.
- Te veel jargon: Moenie dit gebruik as u dit kan vermy nie. As u jargon moet gebruik, definieer die term die eerste keer dat u dit gebruik.
Maak seker dat u verslag glad is en dat die gegewens, gevolgtrekkings en aanbevelings op mekaar ingebou is. Die leser moet die redenasie kan volg wat wys hoe u u finale punte bereik het.
hoe om bamboes in die tuin dood te maak
Voltooiing van 'n effektiewe verslag
Nadat u u eerste konsep voltooi het, is dit tyd om dit te hersien. Alle besigheidsverslae sal baat vind by proeflees.Proefleesdie verslag help u om 'n effektiewe verslag te skryf wat u organisasie se doelwitte bereik. Neem u tyd en hou die besonderhede dop, en u kan doeltreffende en professionele besigheidsverslae skryf.
